Grundlagen der Buchführung

Wer sich im Online Business selbstständig macht, muss wie jeder andere Unternehmer bestimmte kaufmännische Regeln beachten. Unter anderem gibt es gesetzliche Vorschriften für eine ordnungsgemäße Buchführung. Man unterscheidet in der Buchhaltung unterschiedliche Methoden. Welche Art der Buchhaltung angewendet werden muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab. In diesem Blogartikel geht es um die Grundlagen der Buchführung für Online-Unternehmer.

Als Kleinunternehmer oder auch Freiberufler, musst du keine doppelte Buchführung machen. Es reicht aus, wenn du eine Einnahmenüberschussrechnung machst. Dabei stellst du lediglich die Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Bist du jedoch Kaufmann nach Handelsgesetzbuch (HGB §238), dann bist du buchführungspflichtig. 

Wenn du buchführungspflichtig bist, dann kommt es darauf an, was du für ein Unternehmen hast, wie du deine Buchführung machen musst.

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Für Einsteiger ins Online Business gilt, dass sie sich bereits am Start rechtzeitig informieren. Vor allem müssen sämtliche Belege aufbewahrt werden, damit keine Nachweise über Ausgaben und Einnahmen vergessen oder vernachlässigt werden. Von der Höhe des Umsatzes hängt auch ab, ob der junge Unternehmer im Online Business umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht.

Des Weiteren dienen die Ergebnisse der Buchhaltung zur sonstigen steuerlichen Veranlagung und als Planungsinstrument für den Geschäftsverlauf. Der Unternehmer im Online Business behält mit einer ordentlichen Buchhaltung den laufenden Überblick.

Die Pflicht zur Buchführung

Die gesetzlichen Grundlagen findet man im Handelsgesetzbuch (HGB), in der Abgabenordnung (AO) und im Umsatzsteuergesetz (UStG). Verschiedene Stellen und Institutionen geben Auskunft:

Das Finanzamt, die Steuerberater und Beratungszentren für Selbstständige* beraten über die Anforderungen, die an eine Buchführung im Online Business gestellt werden. Unabhängig davon, welche Art der Buchhaltung angewandt wird, gelten immer die Grundsätze:

Wahrheit und Klarheit

Das bedeutet, dass keine Scheinangaben gemacht werden dürfen, alle Vorgänge müssen der Wahrheit entsprechen. Die Buchführung muss transparent und nachvollziehbar sein. Für die Aufbewahrung der Belege gibt es spezielle Vorschriften über den Aufbewahrungszeitraum.

Die sogenannten Kleinunternehmer müssen ebenfalls einen Nachweis über ihre Einnahmen und Ausgaben führen. Sie unterscheidet lediglich, dass sie von der Umsatzsteuer befreit sind.

Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr beziehungsweise laufenden Jahr einen Umsatz bis 17.500 Euro und im Folgejahr bis maximal 50.000 Euro verzeichnet. Man kann jedoch auch als Kleinunternehmer bereits Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausweisen und bei Anschaffungen und Ausgaben Vorsteuer geltend machen. Die Vorgehensweise muss nur einheitlich sein und darf nicht nach Belieben gewechselt werden.

Der Unterschied zwischen Einnahmen-/Überschussrechnung und Doppelter Buchführung

Die Einnahmen-/Überschussrechnung ist eine vereinfachte Form der Buchhaltung. Wer im Online Business startet und mit einem anfänglichen Jahresumsatz bis zu höchstens 600.000 Euro und einem Gewinn bis zu 60.000 Euro rechnet, muss nur eine Einnahmen-/Überschussrechnung machen. Angehörige der sogenannten freien Berufe können auch darüber hinaus bei dieser Form der Buchführung bleiben. Bei einem höheren Umsatz beziehungsweise Gewinn muss eine Doppelte Buchführung stattfinden.

Im HGB § 241a heißt es dazu:

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60 000 Euro Jahresüberschuss aufweisen, brauchen die §§ 238 bis 241 nicht anzuwenden. Im Fall der Neugründung treten die Rechtsfolgen schon ein, wenn die Werte des Satzes 1 am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Quelle: Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz

Die Einnahmen-/Überschussrechnung stellt die Einnahmen und Ausgaben gegenüber. Dafür ist keine bestimmte Form erforderlich. Die Aufzeichnungen können handschriftlich oder in der EDV erfolgen. Die Belege müssen aufbewahrt werden. Der Gewinn ergibt sich aus dem Saldo der Einnahmen-/Überschussrechnung.

Diese Form der Buchhaltung ist sehr übersichtlich und schnell erledigt. Wer die Einnahmen-/Überschussrechnung am PC erledigt, kann sich selbst eine einfache Tabelle mit Hilfe einer Tabellenkalkulation gestalten oder ein Softwareprogramm verwenden.

Doppelte Buchführung ist mehr Aufwand

In der Doppelten Buchführung werden dagegen Konten angelegt, auf denen die Geschäftsvorfälle gebucht werden. Am Anfang eines Geschäftsjahres steht die Eröffnungsbilanz, am Ende die Schlussbilanz. Alle Geschäftsvorfälle werden doppelt erfasst, einmal im Soll und einmal im Haben. In der Praxis bedeutet das, dass ein Konto mit einem Abgang belastet und ein anderes Konto mit einem Zugang belegt wird. Die Konten müssen immer augeglichen sein und von einem Geschäftsvorfall können auch mehr Konten als zwei Betroffen sein.

Man unterscheidet in der Doppelten Buchführung die Finanzbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung.

In der Finanzbuchhaltung werden alle laufenden Kosten, Einnahmen und Ausgaben erfasst, in der Anlagenbuchhaltung Grundstücke, Gebäude, Fuhrpark und Maschinen. Für Unternehmer im Online Business werden die letztgenannten Punkte nur selten eine Rolle spielen. Der Gewinn wird in der Schlussbilanz ermittelt.

Für die Doppelte Buchführung gibt es unterschiedliche, leistungsfähige Software, wenn man die Buchhaltung im Online Business selbst erledigen möchte. Wer mit der Doppelten Buchführung arbeitet, muss auch ein Inventar anlegen – also ein Verzeichnis über alles, was im Unternehmen vorhanden ist – und einmal jährlich in der Inventur den Bestand aufnehmen.

Solange die Möglichkeit besteht, mit der Einnahmen-/Überschussrechnung auszukommen, sollte diese Variante angewendet werden. Die Methode ist übersichtlich und spart viel Zeit. Hat aber wie so viele Dinge im Leben auch Nachteile.

Buchführung machen lassen oder selber machen?

Bis zu dieser Stelle hast du einen sehr groben Überblick über das Thema Buchführung für selbständige Onlineunternehmer bekommen. Doch um eine wirklich professionelle Buchführung aufzustellen, braucht es sehr viel mehr Wissen.

Da stellt sich schnell die Frage ob sich der Aufwand lohnt. Aus meiner Sicht gibt es hier kein JA und NEIN. Wie in so vielen Fällen kommt es darauf an. Die erste Frage die du dir stellen musst ist: „Möchte ich die Buchhaltung überhaupt machen?“ Wenn du diese nicht machen möchtest und das notwendige Budget hast, dann solltest du es auf alle Fälle auslagern.

Für mich gesehen bin ich froh, dass ich das Ganze auslagere. Auch wenn ich die Thematik in meinen Fortbildungen zum Technischen Fachwirt und Betriebswirt* gelernt habe, möchte ich mich auf die Kernaufgaben in meinem Business konzentrieren.

Wenn du jedoch Bock darauf hast und das nötige Wissen, dann kannst du dein Rechnungswesen inkl. Buchungen und Abschluss auch selber machen. Du sparst hier natürlich Geld. Vergiss aber bitte nicht, dass Zeit auch Geld ist. Wenn du Einzelunternehmer bist, dann ist Zeit meist sehr knapp. Genau deshalb lagere ich meine Buchhaltung auch aus.

Aber egal ob du diese wichtige Aufgabe auf einen Steuerberater und Buchhaltungshelfer auslagerst oder nicht, du solltest dich damit beschäftigen. Du musst deine Zahlen verstehen. Nur so kannst du dein Unternehmen überblicken und auch Maßnahmen aus deinen Zahlen für die Zukunft ableiten.

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