ERP-Systeme – digitale Lösungen für wirtschaftliche Betriebsabläufe

ERP-Systeme - digitale Lösungen für wirtschaftliche Betriebsabläufe

Egal ob Start-Up oder großes Unternehmen – heutzutage greifen Unternehmer bevorzugt auf digitale Lösungen für die wirtschaftlichen Betriebsabläufe zurück. Um den Überblick über alle Abteilungen und Arbeitsbereiche des gesamten Unternehmens zu bewahren, stellen IT-Dienstleister entsprechende Softwarelösungen bereit. Diese Softwares arbeiten nach einem sogenannten ERP-System, welches die Unternehmensprozesse erleichtern und effizienter gestalten soll. Was sich genau hinter der Abkürzung versteckt und was man alles über ERP-Systeme wissen sollte, gibt es hier nachzulesen.

ERP-Systeme – was hat es damit auf sich?

Die drei Buchstaben ERP stehen für „Enterprise Ressource Planning“. Zu Deutsch geht es also um die Ressourcen-Planung eines Unternehmens. ERP vereint die Organisation und Steuerung sämtlicher Tätigkeiten und Ressourcen innerhalb eines Unternehmens. Es handelt sich um ein System, das darauf abzielt, Geschäftsprozesse und Organisationsstrukturen zu optimieren. Und darauf, dass man sich effektiver und schneller an Veränderungen am Markt oder im Unternehmen anpassen kann. 

Ein ERP-System ist modular aufgebaut und deckt idealerweise die gesamten Abläufe und Abteilungen eines Geschäftes ab. Als Grundlage dient eine gemeinsame Datenbank, die über sämtliche Informationen aus den verschiedenen Abteilungen und Bereichen verfügt. Hier werden vom Personalwesen über den Einkauf bis hin zur Buchhaltung alle Daten verwaltet und gepflegt. Zudem haben die Nutzer jederzeit Zugriff – ganz unabhängig von Ort, Zeit oder Gerät.

Moderne ERP-Systeme passen sich individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens an und unterstützen eine Vielzahl an geschäftlichen Prozessen. Im System werden dabei u. A. folgende Bereiche berücksichtigt:

  • Produktion
  • Personalwesen
  • Marketing
  • Controlling
  • Vertrieb
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Materialwirtschaft
  • eCommerce
Projektcontrolling Übersicht am Beispiel von Lexbizz

Abbildung 1: Projektcontrolling-Übersicht am Beispiel von Lexbizz

Für wen ist ERP geeignet?

ERP-Systeme helfen vor allem wachsenden und bereits etablierten Unternehmen mehr Struktur zu schaffen und die Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend zu erleichtern. Bei kleineren Unternehmen muss man abwägen, ob sich die Einführung eines neuen ERP-Systems lohnt. Ist die Mitarbeiterzahl begrenzt und sind die Kommunikationswege innerhalb der Firma kurz, ist ein softwarebasiertes Datenmanagement nicht unbedingt von Nöten. Sobald aber mehr und mehr Aufträge, Kunden und auch Mitarbeiter hinzukommen, muss man auch die neue Menge an Daten bewältigen können. Ein ERP-System gewährleistet hierfür einen einheitlichen Datenaustausch, der verlässliche Zahlen für das gesamte Unternehmen bereithält.

Zudem lassen sich die Funktionen der Software mühelos erweitern. Man kann bei der Gründung also mit den Basic-Funktionen beginnen. Wächst das Unternehmen, kann man schließlich weitere Nutzer-Lizenzen und Module hinzubuchen.

Was ist bei der Einführung eines ERP-Systems zu beachten?

Damit das System auch seinen Zweck erfüllt und optimal genutzt wird, muss man die zuständigen Mitarbeiter entsprechend einarbeiten. Diese sollte man von Beginn an gründlich schulen, um ihnen die Ganzheit des Systems auch wirklich verständlich zu machen. Hier fallen also einerseits Kosten für die Schulungen an. Andererseits muss man den zeitlichen Faktor miteinrechnen. Es braucht Zeit, bis sich das Personal an das neue System gewöhnt hat und wirklich effektiv damit arbeiten kann. Die Zeitspanne, in der die Mitarbeiter aufgrund der Schulungen ausfallen, muss man ebenfalls bei den Kosten miteinkalkulieren.

Je nachdem für welches ERP-System man sich entscheidet und wie komplex dieses ist, desto länger kann die Einführung des Personals dauern. Im Regelfall läuft die Anpassung an ein neues System über mehrere Etappen ab. Dementsprechend sollten mehrere Monate, in Extremfällen sogar ein Jahr oder länger für die Einarbeitung angedacht sein.

Gibt es unterschiedliche ERP-Systeme?

On-Premise-ERP

Neben den Standardlösungen mit den wichtigsten, grundlegenden Funktionen, gibt es auch branchenspezifische Systeme. Welche Variante letztendlich mehr Sinn macht, sollte man vor der Anschaffung sorgfältig abwägen.

Weiterhin gilt es sich zwischen On-Premise-ERP und Cloud-ERP zu entscheiden. Bei On-Premise-ERP handelt es sich um ein lokales und serverbasiertes Programm.  Nach einmaliger Zahlung für die Lizenz, gehört einem die Software. Diese anfängliche Investition sowie die dazu erforderlichen Netzwerke und Server sind jedoch nicht gerade billig.  Entscheidet man sich für diese Variante, übernimmt man die Administration und Anpassung der Software selbst. Jeder der also lieber selbst die Kontrolle behalten und Daten unternehmensintern und vertraulich behandeln möchte, ist mit On-Premise gut bedient. Verfügt man ohnehin über eine gut ausgebaute IT-Abteilung, kann man die jeweiligen Mitarbeiter entsprechend mit der Installation und Wartung beauftragen. Ist die eigene IT-Infrastruktur jedoch noch ausbaufähig, können im Laufe der Zeit zusätzliche Kosten für Support-Anfragen, Updates und Schulungen für die Mitarbeiter anfallen. 

Cloud-basierte ERP-Lösungen       

Der Trend geht hingegen stark hin zu plattformunabhängigen und internetbasierten Cloud-Lösungen. Hier werden die neuesten Entwicklungen stets optimiert und verbessert.

ERP-Systeme aus der Cloud machen für eine monatliche Gebühr einen standort- und abteilungsübergreifenden Unternehmensüberblick möglich. Die Nutzer haben jederzeit und überall online Zugang. Der Verwaltungsaufwand minimiert sich, da der Anbieter die Installation und die regelmäßige Wartung übernimmt. Zudem ist die Skalierbarkeit der Cloud-ERP-Systeme ein ausschlaggebendes Argument. Man bezahlt nur für die Funktionen, die man wirklich braucht und Änderungen werden innerhalb eines kurzen Zeitraums umgesetzt. Möchte man die Leistungen also erweitern, passt der Anbieter das System unmittelbar an.

Hier fallen also weder Kosten für die Hardware der IT-Infrastruktur an, noch muss man in die Software investieren. Nach Abschluss des Vertrages, muss man lediglich Internetzugang und entsprechend internetfähige Endgeräte zur Verfügung stellen. Statt hoher Anfangsinvestitionen und Gehältern für qualifiziertes IT-Personal, kann man das freie Kapital in die Entwicklung des Unternehmens stecken.

Auch den Aspekt der Mobilität darf man nicht vernachlässigen. Die stetige Verfügbarkeit der Unternehmensdaten macht die Angestellten flexibler und unabhängig von einem fixen Arbeitsplatz. Es ermöglicht außerdem E-Kollaborationen mit Partnern und Dienstleistern trotz großer Distanzen. Das Unternehmen kann somit neue Dienstleistungen anbieten, die erst dank einer Partnerschaft möglich sind. Die internetbasierte Verbündung beider Parteien bringt so beiden Seiten einen erheblichen Mehrwert.

Zu guter Letzt verspricht eine Cloud-basierte Version mehr Sicherheit als oft angenommen. Moderne Systeme orientieren sich an absolut strengen Sicherheitsvorkehrungen und zählen Datensicherheit und Datenschutz zu ihren Top-Prioritäten. Die Verantwortung für neueste Updates und dafür, dass alles, wie gesetzlich vorgeschrieben, abläuft, trägt der Anbieter selbst. So wird der Nutzer größtenteils entlastet und kann sich sorgenfreier den Kernarbeiten des Unternehmens widmen.

Hier noch einmal alle Vorteile kurz und prägnant zusammengefasst:

  • Kostenersparnisse
  • Mobile und standortübergreifende Nutzung
  • Geringer Verwaltungsaufwand
  • Entfallen der Wartungsarbeiten
  • Flexible Skalierbarkeit
  • Transparenz und Übersichtlichkeit
  • Erhöhte Sicherheit
Kundendetails im Ueberblick am Beispiel von Lexbizz

Abbildung 2: Kundendetails im Überblick am Beispiel von Lexbizz

weitere Artikel für dich:

Schreibe einen Kommentar