Wie eine Ausgabenverwaltungssoftware deinen Unternehmensalltag erleichtert

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Ausgabenverwaltungssoftware
Foto Pixabay
Dank des technischen Fortschritts und der zunehmend etablierenden Digitalisierung, ergeben sich immer mehr Hilfsmittel, die den Arbeitsalltag erleichtern können. So können unter anderem Arbeitsprozesse- und abläufe verkürzt und grundlegend verbessert werden, indem es zu Zeit- als auch Ressourceneinsparungen kommt, weshalb sich der Einsatz solcher Tools in Betrieben langsam bereits zum Standard entwickelt.
Unter anderem zählen genauso Ausgabenverwaltungssoftwares zu diesen digitalen Neuerungen, die als Unterstützung beim Managen der Finanzen dienen und viele weitere positive Aspekte mit sich bringen.
Um welche Vorzüge es sich dabei handelt und wieso eine Ausgabenverwaltungssoftware den Unternehmensalltag stark erleichtert, kann man im Folgenden erfahren.

Die Finanzen stets im Überblick behalten

Das Managen und Verwalten der Finanzen spielt eine entscheidende Rolle bezüglich des Erfolgs eines Unternehmens und dessen Fortbestehens. Dafür ist von höchster Wichtigkeit, dass sowohl die Unternehmensführung und vor allem der CFO stets den Überblick über sämtliche Ausgaben hat. Sprich:

  • Alle betrieblichen Einnahmen und Ausgaben
  • Offene Forderungen und ausstehende Zahlungen
  • Zahlungsziele und Kündigungsfristen
Dies stellt sich als eine sehr umfangreiche Aufgabe heraus, da angefangen bei den Mitarbeitern, über Reparaturen und Instandhaltungen, bis hin zu Materialkosten, überall Ausgaben anfallen.

Damit man dabei auf keinen Fall den Durchblick verliert und schwerwiegende Folgen ausschließen kann, sind unterstützende Ausgabenverwaltungssoftwares, die zudem häufig zusammen mit virtuellen Kreditkarten kommen, sehr empfehlenswert. Eine solche Anwendung ermöglicht es, Transaktionen in Echtzeit zu verfolgen, wodurch sich jederzeit die Unternehmenslage genauestens darstellen lässt.

So kann schnell auf Veränderungen eingegangen werden, was eine leichtere Erreichung von Zielen zur Folge hat. Zudem erinnert eine Ausgabenverwaltungssoftware an anstehende Zahlungen, weshalb es zu keinen Mahnungen und zusätzlich anfallenden Kosten mehr kommt.

Erleichterung in der Buchhaltung

Ebenso zählt die Buchhaltung zu einen der wichtigsten Abteilungen in einem Betrieb. Sie ist nämlich zuständig für die Erstellung des Monats- und Jahresabschlusses und für die Belegverwaltung, die in der Regel mit einem großen Aufwand verbunden ist. Denn für eine ordentliche Archivierung der Dokumente benötigt es sowohl eine gute Organisation als auch Struktur.

Leider kommt es hierbei häufiger zu Fehlern, da Belege grundsätzlich fehlen oder falsch abgelegt und somit nicht mehr auffindbar sind. Auch hier kann ein Unternehmen aber wieder vom Einsatz einer Ausgabenverwaltungssoftware profitieren, da sie die Option bietet, Belege digital einzureichen, wodurch sie automatisch kategorisiert und sorgfältig archiviert werden und folglich jederzeit auffindbar sind.
Des Weiteren lassen sich Daten dadurch kinderleicht an entsprechende Parteien weiterleiten.

Anfertigung einer realistischen und detaillierten Budgetplanung

Die Budgetplanung dient sowohl als Planungs- als auch als Kontrollinstrument. Denn vor jedem neuen Projekt, Neuanschaffung, Zielsetzung oder anderweitigen Planung, muss man zuerst wissen, wie viel Budget zur Verfügung steht. Für eine genaue Schätzung müssen daher viele verschiedene Daten und Informationen zusammengetragen werden, wie auch die folgenden:

  1. Aktuelle Finanzlage
  2. Historische Daten des Unternehmens
  3. Konkurrenzanalysen
  4. Marktbedingungen
  5. Branchentrends
Doch je nach Größe des Betriebs kann es sich dabei um eine riesige Menge an Daten handeln, bei der eine manuelle Verarbeitung kaum mehr möglich ist. Hier wird unbedingt zur Verwendung einer Ausgabenverwaltungssoftware geraten, da zusätzlich noch weitere Features, wie beispielsweise Insights, mitkommen, die einem bei der Erstellung eines realistischen Budgets helfen.
Denn je genauer die Kalkulation vonstattengeht, desto weniger Probleme ergeben sich schlussendlich und das Risiko von Überschreitungen wird reduziert.

Tipp: Zudem ist es wichtig Budgetlimits zu setzen, die außerdem an jeden Mitarbeiter oder Abteilung angepasst sein können. Mittels Firmenkreditkarten ist die Umsetzung leicht möglich und verläuft transparent.

Noch dazu lassen sich komplexe Zusammenhänge und Datensätze vereinfachen und visuell mit Hilfe dieses Tools darstellen, was besonders bei Präsentationen oder bei der Gewinnung von Stakeholdern, Sponsoren oder weiteren Externen äußerst relevant sein kann. 

Setzen von Sparzielen und Prioritäten

Zur Verwirklichung von Visionen und Unternehmenserfolgen, braucht es eine gute Planung vorab. Denn zum einen ist es wichtig, genügend Rücklagen zu haben und Geldpuffer einzukalkulieren, damit man für unerwartete Fälle und Notsituationen gewappnet ist. Zum anderen ist es entscheidend, dass Ziele in Etappen geplant werden, wobei jeder Schritt umsetzbar und realitätsgetreu sein muss. 

Da man zudem nicht zu viele “Baustellen” und Vorhaben gleichzeitig angehen sollte, sollten vorab unbedingt Prioritäten gesetzt werden. Damit auch dabei wieder eine nützliche Struktur vorhanden ist und man alles im Blick behält, können Ausgabenverwaltungssoftwares helfen. Basierend auf allen vorhandenen Daten ist es nämlich möglich, Umsetzungszeiträume und Meilensteine besser einzuteilen und festzulegen.
Ebenfalls kann man mit einem solchen Programm jederzeit den aktuellsten Fortschritt abrufen und so etwaige Anpassungen vornehmen. Ein weiterer grundlegender Vorteil von Ausgabenverwaltungssoftwares ist außerdem, dass sich alle papierbasierten Abläufe digitalisieren lassen und man sich dadurch Papier-, Druck-, Porto- und Archivierungskosten sparen kann.

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Bewerbungen als Quereinsteiger verschicken

Doch nicht nur die Finanzabteilung an sich kann einen Nutzen aus eingeführten Ausgabenverwaltungssoftwares schlagen, sondern ebenso alle anderen Mitarbeiter und Abteilungen, die im Arbeitsalltag etwas mit Zahlungsanfragen und Transaktionen im Allgemeinen zu tun haben. Bisher war es nämlich Usus, dass sich der entsprechende Verantwortliche vor einer Zahlungsdurchführung eine Genehmigung einholen muss.
Leider hat dieser Ablauf viel Zeit in Anspruch genommen und oftmals zu Verzögerungen geführt. Mittels Ausgabenverwaltungssoftwares ergibt sich allerdings in dieser Hinsicht eine Effizienzverbesserung, da sich dieser Prozess erübrigt.
Denn mit den vorher bereits erwähnten Firmenkreditkarten, wird jeder ausgewählte Mitarbeiter mit einem Zugang zum Geschäftskonto ausgestattet und kann sich in einem festgelegten Budgetrahmen frei bewegen. Sprich Arbeitnehmer erlangen dadurch nicht nur mehr Handlungsfreiheit und Verantwortung, sondern können sich in Zukunft viel Zeit sparen.
Alle Transaktionen verlaufen dabei transparent und sind zu 100% nachvollziehbar, was wiederum ein Vorteil für die Buchhaltung ist. Folglich führt dies ebenfalls zu einer effizienten Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen und externen Parteien, da sich ein flüssigerer Workflow ergibt.

FAZIT:

Das Managen und Verwalten von Finanzen bringt viele verschiedene Aufgaben in einem Unternehmen mit sich. So gehört unter anderem die Belegverwaltung, die Budgeterstellung, das Anfertigen von Monats- und Jahresabschlüssen, das Planen von Zielen oder das Prüfen von Zahlungsanfragen dazu. Meist sind diese Arbeitsabläufe mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, weshalb für eine Effizienzverbesserung, in Hinsicht auf Ressourcen und den Ergebnissen, sogenannte Ausgabenverwaltungssoftwares nützlich sind.
Denn diese digitale, zusätzliche Ergänzung bringt viele Vorzüge mit sich, die vor allem aber auch die Fehleranfälligkeit reduzieren und Zusammenarbeiten verbessern können. Mittlerweile ist das Angebot schon so breitgefächert, dass sich mit Sicherheit für jede Branche und Unternehmensgröße die passende Anwendung finden lässt.

Passend zum Thema kannst du dir auch folgende Artikel hier auf karriere-und-bildung.de anschauen:

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