Projektmanagement im Handwerk – digitale Potenziale sinnvoll nutzen

Eine kluge Organisation von Aufträgen und Projekten eines Handwerksbetriebs reduziert den Aufwand und sichert Kundinnen und Kunden einen besseren Service zu.

Der Einsatz digitaler Tools setzt sich zunehmend in der Branche durch, wobei Gründer und Start-ups einfacher mit der Technologie umgehen als etablierte Unternehmen mit erprobten Abläufen.

Diese Strukturen aufzubrechen und neue Wege in der Bearbeitung von Aufträgen zu gehen, kann langfristig die betriebliche Existenz und Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Weshalb über Projektmanagement im Handwerk nachdenken?

Gerade ältere Handwerksbetriebe mit vielen Jahren Erfahrung sehen einen Begriff wie „Projektmanagement“ eher negativ. Die Beauftragung durch private oder gewerbliche Kunden wird nicht als „Projekt“ verstanden, ein Management der alltäglich anfallenden Aufgaben erscheint nicht wirklich nötig. Allerdings ist dieser Gedanke zu kurz gegriffen, speziell mit dem Wandel der Arbeitswelt und der fortschreitenden Digitalisierung.

Aspekte wie ein kluges Online-Marketing, die bequeme Verwaltung von Arbeiten, Terminen und Materialien über Software oder die direkte Kommunikation mit Unternehmen spielen in jede moderne Arbeitsbranche ein. Dies trifft auf die Erwartungshaltung einer neuen Kundengeneration zu, die einen digitalen Zugang zu Betrieben wünscht, um Projekte schnell und preiswert abzuwickeln.

Was jungen und dynamischen Start-ups in der Handwerksbranche leichtfällt, erfordert von etablierten Unternehmen ein Umdenken. Doch dieses ist langfristig unvermeidbar, um sich mit den eigenen Preisen und Abläufen auf dem Markt zu behaupten.

Bürosoftware als Basis für das Projektmanagement

Um das Management aller Aufgaben und Projekte im Handwerksbetrieb schnell und unkompliziert zu meistern, ist die Einführung einer modernen Bürosoftware der richtige Schritt. Viele Betriebe haben in den letzten Jahren bereits auf digitale Anwendungen und Apps umgestellt, die jedoch nur spezifische Bereiche des Arbeitsalltags abdecken.

Hier ist es sinnvoller, sich einmalig in eine Software als ganzheitliche Lösung für Branche und Betrieb einzuarbeiten. Spezialisierte Anbieter und Dienstleister stellen hierfür modulare Lösungen zur Verfügung, mit denen sich die tatsächlich benötigten Arbeitsbereiche des eigenen Betriebs über eine zentrale Anwendung verwalten lassen. Hierzu gehören beispielsweise:

– Materialwirtschaft
– Zeiterfassung
– Bestellwesen
– Lohn- und Finanzbuchhaltung
– Lösungen für mobiles Arbeiten

Auch der formale Kontakt mit der zuständigen HWK, die Einbindung von Hotline- und Service-Diensten oder die generelle Organisation des Betriebs lässt sich modular mit einer einzigen Software lösen. Hier ist die Kompatibilität der einzelnen Anwendungen untereinander zugesichert und erleichtert das gemeinschaftliche Arbeiten erheblich.

Einarbeitung der Belegschaft als Faktor

Bei allen Möglichkeiten und Aufgaben einer modernen Software ist sicherzustellen, dass diese tatsächlich von den eigenen Mitarbeitern genutzt wird. Dies gilt zum einen für die Bürokräfte, die mit gemischten Gefühlen auf die Einführung einer neuen Software mit diversen Funktionen schauen wird. Im Falle von Modulen aus dem Bereich des mobilen Arbeitens werden auch die Monteure auf der Baustelle Funktionen erlernen müssen, die über das Smartphone aufgerufen werden.

Ein guter Software-Anbieter hält hier Schulungen für die korrekte Anwendung sämtlicher Funktionen bereit. Diese Schulungen sollten praxisbezogen und an den tatsächlichen Bedürfnissen im handwerklichen Alltag orientiert sein. Ein weiterer Vorteil, auf einen Spezialisten und nicht einen allgemeinen Softwareentwickler zu vertrauen.

Projektmanagement als Schritt in die Zukunft

Ob umweltfreundliche und nachhaltige Aspekte, schnelle Erreichbarkeit oder eine transparente Kostenrechnung – die Wünsche und Vorstellungen junger Kunden eines Handwerksbetriebs verändern sich stetig. Eine Software im Projektmanagement sollte als Basis verstanden werden, diesen Ansprüchen nachzukommen und sich optimal für die Zukunft aufzustellen.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein systematischer Ansatz zur Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss von Projekten. Es beinhaltet die Organisation von Ressourcen, Zeit und Aufgaben, um sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird.

Projektmanagement umfasst verschiedene Phasen, darunter die Definition von Zielen, die Planung von Aktivitäten, die Zuweisung von Ressourcen, die Überwachung des Fortschritts und die Bewertung von Ergebnissen.

Es gibt verschiedene Methoden und Techniken des Projektmanagements, wie z.B. das Wasserfallmodell, die agile Methodik oder PRINCE2, die je nach den Anforderungen und der Komplexität des Projekts angewendet werden können.

Was sind die bekanntesten Projektmanagement-Methoden?

Die bekanntesten Projektmanagement-Methoden umfassen:

Wasserfallmodell: Ein sequenzieller Ansatz, bei dem die Phasen nacheinander durchlaufen werden, beginnend mit der Anforderungsdefinition und endend mit der Auslieferung des fertigen Produkts oder der Dienstleistung.
Agile Methoden (z. B. Scrum, Kanban): Flexible Ansätze, die auf iterative und inkrementelle Entwicklung setzen. Sie betonen die Zusammenarbeit im Team, regelmäßige Anpassungen an sich ändernde Anforderungen und die Lieferung von funktionsfähigen Teilen des Produkts in kurzen Zeitrahmen, sogenannten Sprints.
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments): Eine strukturierte Projektmanagementmethode, die sich auf klare Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse konzentriert. PRINCE2 bietet eine umfassende Anleitung für alle Phasen eines Projekts, von der Initiierung bis zum Abschluss.
PMI-PMBOK (Project Management Body of Knowledge): Ein Rahmenwerk, das bewährte Praktiken und Prozesse im Projektmanagement beschreibt. PMI-PMBOK umfasst Wissensbereiche wie Integration, Umfang, Zeit, Kosten, Qualität, Kommunikation, Risiko und Beschaffung.
Lean Management: Eine Methode, die darauf abzielt, Verschwendung zu minimieren und Effizienz zu maximieren. Lean-Prinzipien konzentrieren sich auf die Wertschöpfung für den Kunden und die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse.
Critical Path Method (CPM) und Program Evaluation and Review Technique (PERT): Techniken zur Zeitplanung und -steuerung, die sich auf die Identifizierung der kritischen Pfade im Projekt konzentrieren und dabei helfen, die wichtigsten Aufgaben und ihre Abhängigkeiten zu verstehen.

Diese Methoden können je nach den Anforderungen, der Art des Projekts und den Präferenzen des Teams kombiniert oder angepasst werden.

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