Digitale Zeiterfassung – nicht nur für Unternehmen ein Gewinn

Das Thema Arbeitszeiterfassung ist ständig präsent, sowohl im täglichen Arbeitsleben als auch in aktuellen rechtlichen Diskussionen. Eine Pflicht zur umfassenden Zeiterfassung wurde durch die Rechtsprechung geschaffen und wird bald fester Bestandteil arbeitsrechtlicher Normen. Doch warum ist die Zeiterfassung so wichtig für jedes Unternehmen, und weshalb ist die Wahl einer digitalen Lösung empfehlenswert?

Der aktuelle gesetzliche Rahmen und bevorstehende Änderungen

Zum Schutz der Arbeitnehmer und zur Schaffung einheitlicher Richtlinien für Arbeitgeber in ganz Deutschland wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz eingeführt. Es regelt in Deutschland die maximalen Arbeitszeiten, Ruhephasen, Pausen und weitere Aspekte. Allerdings sind bestimmte Berufsgruppen und Positionen wie Chefärzte, Schiffscrews oder der kirchliche Dienst, sowie leitende Angestellte und Geschäftsführer von diesen Bestimmungen ausgenommen.

Bisher war es laut dem deutschen Arbeitszeitgesetz lediglich erforderlich, Überstunden und Sonntagsarbeit zu dokumentieren, nicht aber die Gesamtarbeitszeit. Doch nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 muss nun die gesamte Arbeitszeit systematisch erfasst werden.

Dieses Urteil basiert auf der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 (Fall C-55/18, „CCOO“), wonach die EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, ein System zu implementieren, das es ermöglicht, die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer objektiv und zuverlässig zu erfassen.

Nachdem die schriftliche Urteilsbegründung des BAG im Dezember 2022 veröffentlicht wurde, kündigte der Bundesarbeitsminister Hubertus Heil an, im ersten Quartal 2023 einen Gesetzesentwurf zur elektronischen Zeiterfassung vorzulegen, welcher im April 2023 präsentiert wurde. Dieser Entwurf baut auf den Vorgaben des EuGH auf und soll noch in diesem Jahr als Gesetz verabschiedet werden.

Digitale Zeiterfassung – für Arbeitgeber eine Zeit- und Kostenersparnis

Mehrere Gründe sprechen dafür, ein digitales Zeiterfassungssystem einzuführen. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs ging über die bloße Verpflichtung zur Gesetzgebung hinaus und definierte konkrete Anforderungen an Zeiterfassungssysteme. Diese müssen zuverlässig, objektiv und jederzeit zugänglich sein.

Die Erfüllung von Objektivität und Zuverlässigkeit ist praktisch nur durch elektronische Lösungen realisierbar. Heutzutage können neben fest installierten Terminals auch Smartphones oder Tablets für die Zeiterfassung genutzt werden. Die ständige Zugänglichkeit wird durch die Nutzung von Cloud-Technologien gewährleistet, die es erlauben, die Daten jederzeit und überall von autorisierten Personen abzurufen.

Wer beispielsweise auf eine effiziente Zeiterfassung mit Timemaster setzt, agiert gesetzeskonform und kann zeitgleich sicherstellen, dass keine Informationen verloren gehen. Die elektronische Erfassung der Arbeitszeit ist im Vergleich zur traditionellen Methode mit Stift und Papier wesentlich zeitsparender. Zudem minimiert die mobile Zeiterfassung das Risiko von Eingabe- und Übertragungsfehlern. Außendienstmitarbeiter können Arbeitsbeginn und -ende einfach per Knopfdruck in einer App festhalten.

Bei der Nutzung moderner Anwendungen ist oft auch keine ständige Internetverbindung nötig. Die Daten werden lokal gespeichert und bei bestehender Datenverbindung automatisch synchronisiert.

Arbeitszeiterfassungssoftware ist ein wertvolles Instrument für Arbeitgeber, um die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu überwachen und sicherzustellen, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden. Damit werden sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer vor möglichen Verstößen gegen das Arbeitsgesetz geschützt. Alle Arbeitnehmerdaten werden durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) abgesichert. Bei modernen Systemen zur Arbeitszeiterfassung ist der Zugang zu den gespeicherten Arbeitszeitdaten auf bestimmte Personenkreise, wie etwa befugte Mitarbeiter der Personalabteilung, beschränkt. Außerdem kann jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten und Zeitaufzeichnungen einsehen.

Der Nutzen für Arbeitnehmer – weitgehender als oft vermutet

Durch den Einsatz von Zeiterfassungssystemen können Beschäftigte sicherstellen, dass sie sich nicht selbst überfordern oder zu viele Aufgaben auf sich nehmen. Dies fördert eine gesunde Work-Life-Balance und beugt Burnout vor.

Arbeitgeber können flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Arbeit von zu Hause aus anbieten, was den Arbeitnehmern mehr Kontrolle über ihren Zeitplan gibt und Stress reduziert. Die Zeiterfassung ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Karriereziele und -fristen zu definieren und Fortschritte zu messen. So können sie ihre berufliche Entwicklung im Auge behalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.

Zudem liefert die Zeiterfassung wertvolle Einblicke in benötigte Kompetenzen für eine erfolgreiche Karriere, was Mitarbeitern hilft, sich auf den Erwerb relevanter Fähigkeiten zu konzentrieren und Herausforderungen proaktiv zu begegnen. Indem Mitarbeiter ihren Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben verfolgen, können sie erkennen, welche Arbeitsprozesse optimiert werden sollten. Eine höhere Produktivität ist die Folge, die nicht nur dem Arbeitgeber zugutekommt, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht.

Neben Terminals wissen auch reine Softwarelösungen zu überzeugen

Die Vielfalt der verfügbaren Zeiterfassungssysteme ist groß und bietet für jedes Unternehmen passende Lösungen. Große Produktionsbetriebe profitieren oft von stationären Systemen, während kleinere Unternehmen mehr Vorteile aus onlinebasierten Systemen ziehen können.

Festinstallierte Terminals, die mit spezieller Software verbunden sind und über RFID-Transponder oder -Karten bedient werden, stellen eine Möglichkeit dar. Diese Methode ist weniger fehleranfällig und transparenter als herkömmliche Stundenzettel, wobei Mitarbeiter jederzeit ihre Arbeitszeiten einsehen können. Dies reduziert den Verwaltungs- und Zeitaufwand für Unternehmen und erleichtert die Lohnbuchhaltung.

Jedoch können Mitarbeiter im Außendienst, im Homeoffice oder auf Geschäftsreisen ihre Arbeitszeit nicht über diese Terminals erfassen, und RFID-Transponder oder -Karten können verloren gehen.

Webbasierte und mobile Zeiterfassungssysteme bieten eine Alternative oder Ergänzung zu festen Terminals. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über einen PC oder eine App erfassen, die mit der zentralen Zeiterfassungssoftware verbunden ist. Diese Option ist besonders für Mitarbeiter im Homeoffice, auf Dienstreisen oder im Außendienst vorteilhaft und bietet Transparenz über Arbeitszeiten, Fehlzeiten, Überstunden und Resturlaub. Solche Systeme ermöglichen auch das Einreichen, Genehmigen oder Stornieren von Urlaubsanträgen, was die Buchhaltung entlastet. Ein Nachteil dieser Lösungen ist allerdings, dass jeder Mitarbeiter über einen eigenen PC oder ein Firmenhandy verfügen muss.

Datenschutz und weitere rechtliche Aspekte

Ein Zeiterfassungssystem muss die vollständige Arbeitszeit eines Mitarbeiters erfassen. Dies umfasst nicht nur den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende, sondern auch Pausen, egal ob sie verpflichtend oder freiwillig sind, wie Mittags- oder Kaffeepausen. Diese Daten sind unter Beachtung der Datenschutzbestimmungen sicher zu speichern.

Gemäß § 12 Abs. 7 der Arbeitszeitverordnung dürfen Arbeitszeitdaten nur zur Kontrolle der Arbeitszeiteinhaltung und für bezügebezogene Zwecke genutzt werden und müssen nach spätestens zwei Jahren gelöscht werden. Üblicherweise reicht es aus, den Vorgesetzten monatliche Übersichten der tatsächlichen und geplanten Arbeitsstunden vorzulegen.

Vertrauensarbeitszeit bezieht sich auf ein flexibles Arbeitsmodell, bei dem Mitarbeiter selbst über Beginn und Ende ihrer vertraglich festgelegten Arbeitszeit entscheiden. Hierbei verlässt sich der Arbeitgeber darauf, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsverpflichtungen erfüllen. Dieses Modell schließt die Dokumentation der Arbeitszeit nicht aus.

Die Beteiligung des Betriebsrats ist ein entscheidender Schritt bei der Implementierung eines neuen Zeiterfassungssystems, um die Einhaltung der Arbeitnehmerrechte sicherzustellen und einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Falls das Arbeitszeitgesetz in seiner aktuellen Entwurfsform verabschiedet wird, verliert der Betriebsrat sein Recht zur Mitbestimmung oder Initiative bezüglich der Erfassung von Arbeitszeiten, da der Arbeitgeber aufgrund der gesetzlichen Anforderungen keinen Entscheidungsspielraum in dieser Angelegenheit hat.

„Die mit Sternchen (*) gekennzeichneten Verweise sind sogenannte Provisions-Links. Wenn du auf so einen Verweislink klickst und über diesen Link einkaufst, bekomme ich von deinem Einkauf eine Provision. Für dich verändert sich der Preis natürlich nicht.“

Hallo, mein Name ist Josef Altmann aus Furth im Wald im Landkreis Cham. Die Themen Bildung und Karriere zählen zu meinen Leidenschaften. Auf dieser Seite schreibe ich seit mehr als 10 Jahren über diese Themen und habe damit bereits mehrere hundertausend Menschen erreicht.

Datenschutz

Impressum

Unsere Empfehlungen für dich: