Buchhaltung meistern als Startup
Inhaltsverzeichnis
Was beinhalten die Gründungskosten?
Dass diese Ausgaben direkt mit der Gründung verknüpft sind und typischerweise einmalig auftreten, ist dabei ausschlaggebend. Dem gegenüber stehen nämlich die Anschaffungskosten, die für den Erwerb oder die Herstellung von Vermögensgegenständen anfallen. Das sind insbesondere Büroausstattungen, aber auch Computerhardware oder spezielle Softwarelizenzen, die für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Solche Kosten sind nicht zwingend mit der Gründung eines Unternehmens verbunden und fallen auch später gelegentlich an.
Um Missverständnisse zu vermeiden, ist daher eine genaue Unterscheidung zwischen Gründungskosten und Anschaffungskosten unumgänglich.
Wo liegt der Unterschied zwischen Betriebsausgaben und Investitionen?
Nicht jede Ausgabe ist sofort vollständig als Betriebsausgabe geltend zu machen. Betriebsausgaben sind nämlich nur solche Aufwendungen, die kurzfristig den laufenden Geschäftsbetrieb betreffen. Klassische Beispiele sind die Miete, Telefonkosten oder Büromaterial. Investitionen sind dagegen langfristig wirksame Ausgaben für Vermögensgegenstände, die dem Unternehmen über mehrere Jahre dienen. Diese sind in der Buchhaltung als Anlagevermögen zu erfassen und werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Buchhalterische Erfassung nach HGB und EStG
Die handelsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften regeln, wie der Gründungsaufwand in der Bilanz behandelt wird. Nach dem Handelsgesetzbuch (§ 248 HGB) dürfen Gründungskosten nicht aktiviert werden. Ein Aktivierungsverbot besteht demnach konkret für Aufwendungen für die Gründung des Unternehmens, den Abschluss von Gesellschaftsverträgen oder für die Kapitalbeschaffung. Lediglich selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dürfen Gründer als Aktivposten in die Bilanz aufnehmen.
Im Steuerrecht hingegen (EStG), also beispielsweise für Personengesellschaften und Einzelkaufleute, ist die Behandlung etwas flexibler geregelt. Gründungskosten werden demnach entweder sofort im Jahr der Entstehung als Betriebsausgaben abgezogen oder, im Fall von Kapitalgesellschaften, aktiviert und mehrjährig abgeschrieben. Das bietet Startups Raum für eine steuerliche Optimierung, je nach Liquiditätslage.
Welche Gründungskosten sind also zusammenfassend steuerlich absetzbar?
- Gebühren für Notar, Handelsregister und Genehmigungen
- Ausgaben für Steuer- und Rechtsberatung im Gründungsprozess
- Kosten für die Erstellung von Businessplänen und Marktrecherchen
- Ausgaben für die Anmeldung von Marken und Patenten
- Fahrtkosten und Reisekosten im Kontext der Gründung
- Erstinvestitionen in Büromaterial und kleinere Ausstattung
Privat veranlasste Ausgaben oder nicht belegbare Kosten dürfen Unternehmer hingegen nicht absetzen.
Plant ein Gründerteam zum Beispiel, eine Agentur zu eröffnen, bestehen die ersten Ausgaben vermutlich aus der Notargebühr zur GmbH-Gründung, Beratungskosten und dem Kauf von Computern und Software. Notar- und Beratungskosten zählen zu den Gründungskosten und können sofort oder verteilt abgeschrieben werden. Computer hingegen sind Anschaffungskosten und als Investition zu aktivieren sowie abzuschreiben.
Sofortabschreibung oder Aktivierung?
Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) bis 800 Euro netto greift die Sofortabschreibung. Für Investitionen über diese Grenze hinaus gilt hingegen die Aktivierungspflicht, bei der die Kosten über die Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden. Für Startups mit begrenztem Kapital ist die Sofortabschreibung zur Steuerlastreduzierung im Gründungsjahr meist attraktiver. Allerdings führt die Aktivierungspflicht bei größeren Anschaffungen zu einer Verteilung der Kosten auf mehrere Jahre, was den Gewinn langfristig glättet.
Buchhaltung von Anfang an richtig organisieren
Eine strukturierte Buchführung schafft bereits in der Anfangsphase klare Verhältnisse und unterstützt dabei, alle finanziellen Abläufe im Blick zu behalten. Wenn Belege, Rechnungen und Zahlungen systematisch erfasst werden, entsteht eine verlässliche Basis für steuerliche Pflichten und unternehmerische Entscheidungen oder eventuelle Betriebsprüfungen.
Digitale Buchhaltungstools helfen Unternehmen dabei, Ausgaben systematisch zu erfassen und steuerlich korrekt zuzuordnen. Besonders für Startups lohnen sich Softwarelösungen, die spezifisch auf Gründer zugeschnitten sind und Funktionen wie eine automatische Belegerkennung, Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Schnittstellen für offizielle Datenübertragungen umfassen.
Solche Lösungen ermöglichen zudem eine gesetzeskonforme Erfassung der Geschäftsvorfälle und bieten Funktionen wie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, die digitale Belegerfassung sowie die Erstellung von Rechnungen und Mahnungen. Auch die direkte Übermittlung steuerlicher Daten und ein digitales Belegarchiv zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung gehören häufig zum Funktionsumfang.
Wird die Buchhaltung von Anfang an strukturiert digitalisiert, lassen sich Belege effizient erfassen und Ausgaben korrekt zuordnen. Das verbessert die Übersicht über die finanzielle Situation und schafft eine solide Grundlage für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse. Der Einsatz einer passenden Software trägt somit dazu bei, typische Fehler zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
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